Trợ lý AI: Người bạn đồng hành mới cho việc quản lý thời gian

Mục lục

1. Giới thiệu
2. Điểm Bùng Phát
3. Chọn AI Đồng Hành Phù Hợp
4. Hướng dẫn ChatGPT lập kế hoạch hàng ngày
5. Ưu điểm và Nhược điểm của việc sử dụng AI để lập kế hoạch
6. Kết luận

1. Giới thiệu

Bài viết này chia sẻ kinh nghiệm cá nhân của tác giả trong việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để cải thiện khả năng quản lý thời gian. Tác giả đã gặp khó khăn trong việc sắp xếp thời gian hiệu quả sau khi tốt nghiệp đại học, đặc biệt là sau đại dịch COVID-19. Bài viết sẽ trình bày cách tác giả tận dụng ChatGPT để tạo ra một lịch trình chi tiết và hiệu quả, đồng thời thảo luận về những ưu điểm và hạn chế của phương pháp này.

2. Điểm Bùng Phát

Tác giả luôn có nhiều sở thích và dự án cá nhân, dẫn đến tình trạng mất kiểm soát thời gian và thường xuyên bỏ lỡ các cuộc họp quan trọng. Các phương pháp quản lý thời gian truyền thống như sử dụng đồng hồ đếm ngược Pomodoro của Windows 11 hoặc lập lịch trên Google Calendar không còn hiệu quả nữa. Việc lên kế hoạch bị gián đoạn thường xuyên bởi những sự việc bất ngờ. Chính vì thế, tác giả quyết định thử nghiệm sử dụng AI để hỗ trợ lên kế hoạch.

3. Chọn AI Đồng Hành Phù Hợp

Tác giả đã cân nhắc nhiều mô hình AI và công cụ lập kế hoạch chuyên dụng, bao gồm cả ChatGPT và Claude AI. Tuy nhiên, hầu hết các công cụ chuyên dụng đều có phí và hướng đến doanh nghiệp, không phù hợp với nhu cầu cá nhân của tác giả. Cuối cùng, tác giả chọn ChatGPT vì dễ dàng hơn để truyền đạt các yêu cầu về hiệu quả thời gian so với Claude AI, mặc dù ChatGPT không tích hợp với các công cụ lập kế hoạch khác mà tác giả đang sử dụng.

4. Hướng dẫn ChatGPT lập kế hoạch hàng ngày

Để tạo ra một kế hoạch hiệu quả, tác giả sử dụng khung prompt SAID (Situation, Action, Impact, Detail) để cung cấp cho ChatGPT thông tin đầy đủ về tình huống của mình: một người làm việc tự do không có lịch trình cụ thể, thường xuyên bỏ lỡ cuộc họp và không hiệu quả trong thời gian làm việc hiệu quả nhất.

Tác giả cung cấp thông tin về năng lượng và mức độ ưu tiên của mình cho ChatGPT. Sau khi nhận được câu trả lời, tác giả đã đưa lịch trình do ChatGPT tạo ra vào Google Calendar, kèm theo mã màu để dễ dàng theo dõi.

5. Ưu điểm và Nhược điểm của việc sử dụng AI để lập kế hoạch

Ưu điểm:

• Lập kế hoạch nhanh hơn so với phương pháp thủ công.
• ChatGPT đặt ra các câu hỏi giúp hiểu rõ hơn về lịch trình hàng ngày.
• Đề xuất các giải pháp để giảm thiểu sự phân tán.
• Lập kế hoạch thời gian nghỉ ngơi để tránh kiệt sức.

Nhược điểm:

• Không tích hợp với các công cụ khác như Google Calendar, cần phải nhập thủ công.
• Khó xử lý các khoảng thời gian linh hoạt.
• Khả năng lập kế hoạch có giới hạn, chỉ hiệu quả khi có hướng dẫn chi tiết.

6. Kết luận

Mặc dù không hoàn hảo, ChatGPT vẫn là một công cụ hỗ trợ lập kế hoạch cá nhân hữu ích. Nó giúp tác giả tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả công việc. Cho đến khi các công cụ AI chuyên dụng cho lập kế hoạch cá nhân được phát triển, ChatGPT là một giải pháp khả thi. Hình ảnh minh họa cho thấy tác giả đang được hỗ trợ bởi AI trong việc quản lý thời gian: