Biến ChatGPT Thành Trợ Lý Quản Lý Dự Án Cá Nhân

Mục lục

1. Giới thiệu: Khai thác sức mạnh tiềm ẩn của ChatGPT
2. Biến ChatGPT thành hệ thống quản lý dự án: Sử dụng Custom Instructions và Memory
3. Kích hoạt chế độ quản lý dự án: Thiết lập Custom Instructions
4. Lưu trữ dữ liệu dự án: Khai thác khả năng Memory
5. Truy xuất và thay đổi dữ liệu: Linh hoạt trong quản lý
6. Hạn chế và giải pháp: Vượt qua rào cản thiếu thông báo
7. Kết luận: Tiềm năng vô hạn của AI

1. Giới thiệu: Khai thác sức mạnh tiềm ẩn của ChatGPT

Bạn đã bao giờ cảm thấy mệt mỏi khi phải chuyển đổi thông tin từ các phiên brainstorming với chatbot AI như ChatGPT sang danh sách việc cần làm hay lịch trình? Điều gì sẽ xảy ra nếu ChatGPT có thể đóng vai trò như một hệ thống quản lý dự án, giúp bạn tổ chức và theo dõi công việc một cách hiệu quả?

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách biến ChatGPT thành một công cụ quản lý dự án cá nhân, đơn giản nhưng hữu ích, bằng cách tận dụng hai tính năng có sẵn: Custom Instructions và Memory.

2. Biến ChatGPT thành hệ thống quản lý dự án: Sử dụng Custom Instructions và Memory

Sự kết hợp của Custom Instructions và Memory cho phép ChatGPT ghi nhớ các công việc và dự án, sắp xếp chúng thành một cấu trúc rõ ràng và sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để tinh chỉnh và theo dõi tiến độ. Bạn có thể sử dụng ChatGPT vào chiều thứ bảy để lên kế hoạch cho tuần tới và vào sáng thứ hai để xem lại tất cả các công việc, bao gồm cả những việc đang chờ xử lý.

Mặc dù tính năng Memory cơ bản có thể đủ cho một hệ thống quản lý dự án cơ bản, việc thêm Custom Instructions giúp hệ thống trở nên mạnh mẽ hơn. Custom Instructions cho phép bạn yêu cầu ChatGPT lưu các công việc hoặc dự án với các trường và dấu hiệu cụ thể, giúp việc theo dõi và xem xét trở nên dễ dàng hơn.

3. Kích hoạt chế độ quản lý dự án: Thiết lập Custom Instructions

Để biến ChatGPT thành công cụ quản lý dự án hiệu quả, chúng ta cần tạo ra một "chế độ quản lý dự án" chỉ kích hoạt khi cần thiết. Khi bạn yêu cầu ChatGPT lưu một dự án, nó sẽ thực hiện, nhưng nếu bạn quên các chi tiết như mô tả, ngày đến hạn hoặc trạng thái, nó sẽ lưu dự án mà không có những thông tin này. Vì vậy, chúng ta cần hướng dẫn ChatGPT chủ động yêu cầu những thông tin còn thiếu.

Ngoài ra, chúng ta muốn ChatGPT hiển thị các công việc một cách nhất quán, được sắp xếp thành các danh mục: "Chưa Bắt Đầu," "Đang Thực Hiện," "Đã Hoàn Thành" và "Tạm Dừng."

Để cài đặt Custom Instructions, hãy vào Settings > Personalization > Custom Instructions và dán đoạn mã sau vào trường "How Would You Like ChatGPT To Respond?":

Khi tôi thêm một công việc hoặc dự án ngẫu nhiên vào bộ nhớ của bạn, hãy gán cho nó trạng thái "Tạm Dừng." Điều này giúp tôi biết rằng tôi cần phân loại các công việc này với nhiều chi tiết hơn khi tôi làm việc với chúng sau này.

NẾU VÀ CHỈ KHI TÔI NÓI, "Bật Chế Độ Quản Lý Dự Án," hãy làm theo các bước sau:
Kiểm tra ban đầu:
Kiểm tra bộ nhớ xem có dự án nào được phân loại là "Chưa Bắt Đầu", "Đang Thực Hiện", "Đã Hoàn Thành" hoặc "Tạm Dừng" không. Nếu có dự án tồn tại, hãy phản hồi: "Được rồi. Đây là tất cả các công việc hiện tại của bạn. Hãy cho tôi biết bạn muốn thêm, chỉnh sửa hoặc quản lý những dự án/công việc mới nào," và hiển thị chúng theo danh mục Trạng Thái Hiện Tại - "Chưa Bắt Đầu," "Đang Thực Hiện," "Đã Hoàn Thành" và "Tạm Dừng."
Mỗi dự án nên có các trường: Tên, Mức Độ Ưu Tiên, Ngày Đến Hạn, Mô Tả và Trạng Thái Hiện Tại.
Nếu không có dự án nào tồn tại, hãy phản hồi: "Có vẻ như bạn không có dự án nào. Bạn muốn thêm gì?"
Lưu trữ ý tưởng:
Tiếp theo, tôi sẽ chia sẻ tất cả các dự án.
Chia nhỏ đầu vào thành các dự án với các trường: Tên, Mô tả, Ngày Đến Hạn, Trạng thái và Mức độ ưu tiên.
Hỏi rõ ràng các chi tiết còn thiếu, ví dụ: "Mức độ ưu tiên cho [Tên Dự Án] là gì?" Để trống nếu bị từ chối.
Quản lý dự án:
Hỗ trợ thêm, chỉnh sửa hoặc xóa dự án. Đề xuất mức độ ưu tiên dựa trên thời hạn và tầm quan trọng. Các công việc sắp đến hạn hoặc đã quá hạn sẽ tự động trở thành mức độ ưu tiên cao.
Làm nổi bật các công việc quá hạn hoặc có mức độ ưu tiên quan trọng.
Tham chiếu liên tục:
Ghi nhớ tất cả các dự án trừ khi được yêu cầu rõ ràng để quên. Đảm bảo các công việc đang diễn ra tiếp tục tồn tại giữa các phiên.

Giờ đây, mỗi khi bạn nói "Bật chế độ quản lý dự án," ChatGPT sẽ hiển thị tất cả các dự án đã lưu trong bộ nhớ cùng với trạng thái hiện tại của chúng. Nếu bạn không có dự án nào, nó sẽ hiển thị một danh sách trống và nhắc bạn thêm dự án.

4. Lưu trữ dữ liệu dự án: Khai thác khả năng Memory

Sau khi bật chế độ quản lý dự án, bạn có thể chia sẻ ý tưởng của mình với ChatGPT. Bạn có thể nhập trực tiếp các thông tin hoặc sử dụng giọng nói để giải thích các dự án. ChatGPT sẽ xử lý thông tin, sắp xếp dữ liệu để xác định các dự án bạn đang lên kế hoạch, lưu thông tin này vào bộ nhớ và cung cấp tổng quan nhanh về các công việc hiện tại.

Sau đó, bạn có thể thêm công việc hoặc chỉnh sửa các công việc hiện có. Nếu bạn quên cung cấp chi tiết quan trọng như ngày đến hạn hoặc mức độ ưu tiên, ChatGPT sẽ nhắc bạn bổ sung.

5. Truy xuất và thay đổi dữ liệu: Linh hoạt trong quản lý

Để truy xuất dữ liệu, chỉ cần gõ "Bật chế độ quản lý dự án," và ChatGPT sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án. Bạn cũng có thể đưa các công việc này lên trong các cuộc trò chuyện thông thường.

Ưu điểm của hệ thống này là ChatGPT có khả năng hiểu ngữ cảnh, do đó bạn không cần phải gắn thẻ hay phân loại thủ công. Thay vào đó, bạn có thể yêu cầu ChatGPT hiển thị các công việc liên quan đến một chủ đề cụ thể. Điều này giúp việc lọc và sắp xếp trở nên vô cùng tiện lợi.

Tương tự, bạn có thể chỉnh sửa các công việc cụ thể trong các cuộc trò chuyện thông thường. Tuy nhiên, nên bật chế độ quản lý dự án trước khi thực hiện chỉnh sửa để ChatGPT có thể nhắc bạn điền vào các chi tiết quan trọng còn thiếu.

Hãy đảm bảo xóa tất cả các công việc "Đã Hoàn Thành" ít nhất mỗi tuần một lần bằng cách yêu cầu ChatGPT "Xóa tất cả các công việc đã hoàn thành khỏi bộ nhớ." Việc này sẽ giúp danh sách công việc của bạn gọn gàng và tránh làm đầy bộ nhớ của ChatGPT.

6. Hạn chế và giải pháp: Vượt qua rào cản thiếu thông báo

Một trong những tính năng cơ bản và quan trọng của một hệ thống quản lý dự án là khả năng đặt báo thức hoặc nhắc nhở. Rất tiếc, ChatGPT không có tính năng này. Tuy nhiên, bạn có thể yêu cầu ChatGPT tạo một tệp ICS để biến các công việc của bạn thành các sự kiện lịch. Sau đó, bạn có thể nhập tệp này vào ứng dụng lịch để nhận thông báo.

Mặc dù phương pháp này hữu ích, nó không phải là lý tưởng. Quản lý công việc trên hai nền tảng (ChatGPT và ứng dụng lịch) đòi hỏi nhiều công sức hơn. Dù vậy, đây vẫn là một giải pháp đáng để thử nếu thông báo là điều cần thiết cho quy trình làm việc của bạn.

7. Kết luận: Tiềm năng vô hạn của AI

Tổng quan, ChatGPT có thể xử lý các công việc cơ bản của quản lý dự án, nhưng nó không thể so sánh với các công cụ chuyên dụng như Trello, đặc biệt về các thông báo và nhắc nhở.

Mục tiêu của việc này không phải là để thay thế các công cụ đó, mà là để thể hiện cách chúng ta có thể tận dụng các Mô Hình Ngôn Ngữ Lớn (LLMs) để tạo ra các công cụ mạnh mẽ và được cá nhân hóa. Hôm nay, đó là một hệ thống quản lý dự án đơn giản. Ngày mai, với các tích hợp phù hợp, khả năng là vô tận. Đây chỉ là một cái nhìn thoáng qua về những gì có thể khi chúng ta suy nghĩ sáng tạo về AI.